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会议操作手册


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关键字:会议操作 2006-5-7

 
  汇总所有资料、记录、纲要、合约等内容,再用简单扼要的文字书写,作为每位工作人员现场操作手册,将会场和承包商的名字、电话号码列上,每间会议室座位安排、进出场时间、视听器材都列在手册上,操作手册就像一本参考书,里面包括所有与会议安排相关资料,它不但是一本检视表而且还是资料来源,一旦现场发生紧急事情时可参考处理。

  日志:包括两种,一种是按时间顺序,另一种是按字母次序排列各项正式活动、会议、餐会、酒会和其他活动,注明日期、时间、地点和活动名称。

  指南:这份指南中包括主办单位委员及工作人员名字,在哪个饭店、电话和房间号码,一份指南提供在会后紧急联络或留言,同样也包括承包商公司名称、联络人名字、地址和电话号码,甚至包括家里电话号码和地址,另外还可以设计"会议服务指南",将所有活动按字母顺序列出来,如眷属报名、视听器材、旅游券或装滨服务等,注明每项服务的电话号码和地点。

  会议规定:有些是有关是否允许小孩参加开会或展览、如何收费、会议期间的通行证,如眷属、助理和朋友如何处理,使用照相机、录音和其他装置的规定。

  餐饮:将各种活动餐饮地点、菜色、服务时间注明,甚至保证餐饮数量也包括在内。

  场地安排说明和设备租借:在前面已介绍过报名处、办公室、展览、研讨会在会场各处,什么时间开始使用,每个地方进场、出场的时间,将这份资料给会场人员、装潢、视听和其他承包商。

  平面团和各会议室配置图:所有家具放置在办公室、报到处,利用这份资料到现场检查是否安置妥当。

会议操作手册

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