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电子邮件沟通的礼仪与规范


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关键字:电子邮件沟通的礼仪与规范 2006-2-24

 
  电子邮件的沟通简单礼仪与规范如下:

  (一)慎重选择发信对象

  确认传送讯息的对象,并将Cc:人数降至最低(Cc全名为CarbonCopy,中文译为「副本转送」)

  1、传送电子讯息之前,须确认收信对象是否正确,以免造成不必要的困扰。若要将信函复本同时转送相关人员以供参考时,可善用Cc:的功能,但要将人数降至最低,否则,传送与复本转送的用途将混淆不清,也制造了一大堆不必要的「垃圾」。

  掌握“广播”清单2、“广播”功能是电子邮件系统最具威力的功能之一。使用者只须将其问题或意见传送至特定网络广场或群体,不稍几分钟,即可获得许多在线朋友的回复。然而问题在于:一个人的问题或建议是否会成为另一个人的垃圾邮件,甚或无心地触怒他人?因此,当使用者有“广播”需求时,务必在传送出信件前小心地检查其广播的清单。


  (二)注意撰写信件内容

  1、切记收信对象是一个「人」,而不是一台机器

  因为电子讯息的互动是透过计算机网络产生的,使用者经常会不自觉地「忘记」与自己真正互动的是远程的「人」。许多情绪激动的字眼也因此不经意地随手送出,而伤到对方甚至引起冲突。记住写电子邮件,实际上和你写一封信是完全一样的,只是差别在传递的方式不同罢了。

  2、电子信件「标题」要明确且具描述性

  电子邮件一定要注明标题(Subject),因为有许多网络使用者是以标题来决定是否继续详读信件的内容。此外,邮件标题应尽量写得具描述性,或是与内容相关的主旨大意,让人一望即知,以便对方快速了解与记忆。

  3、信件内容应简明扼要

  在线沟通讲求时效,经常上网的人多具有不耐等候的特性,所以电子邮件的内容应力求简明扼要,并求沟通效益。一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等,在在线沟通时都可以省略。尽量掌握「一个讯息、一个主题」的原则。

  4、考虑他人计算机的容量

  上线沟通的网友所拥有的系统与硬件不尽相同,这其中还有人仍在使用传统的终端机和陈旧的电子邮件系统(如系统无法自动断行)。为确保对方能读到自己发出的讯息,撰写邮件时应特别注意传送对象,考虑其是否有系统的限制。以一般的英文信件撰写而言,一行最好维持不要超过80个字母,并以Enter键结束每一行文字。

  5、了解传送出去的讯息将潜在会永久留存

  尽管信件有一定的邮寄对象,但经过无远弗届的网络,也许邮寄出去的信件将会永久被存于某处私人档案或转印成文件到处流通。因此,在送出电子邮件时应谨慎地评阅所撰写的字句,以免他日落人笑柄。

  6、理清建议或意见

  若要表达对某一事情的看法,可先简要地描述事情缘起,再陈述自己的意见;若是想引发行动,则应针对事情可能的发展提出看法与建议。有时因讯息太过简短或标明不够清楚,收信对象可能会不清楚发信者陈述的到底是建议或是意见,因而造成不必要的误解或行动。

  7、避免使用太多的标点符号

  我们经常会看到一些电子信件中夹杂了许多的标点符号,特别是惊叹号的使用!!!!!若真要强调事情,应该在用词遣字上特别强调,而不应使用太多不必要的标点符号。

  8、小心幽默的使用

  在缺乏声调的抑扬顿挫、脸部表情与肢体语言的电子邮件中,应特别注意幽默的被误解与扭曲。若想展现幽默或特定情绪,发信者必须写明或使用“情绪符号”(smilies,如:)代表笑脸、高兴)。无论所开的玩笑是多么明显,最好加注以提醒收信者真正的意思。

  9、切勿讲一些不会在公众场所对他人讲的话

  在发信之前问问自己,你会在公众场所中公开面对面地对他人讲这些话吗?如果答案是否定的,请再重读重写,或重新思考到底要不要发出这么一份讯息。千万不可以因为没看到对方的脸,就毫不客气讲一些没有经大脑思考的话语。切勿在不给予响应或申辩机会的情况下批评或污蔑他人。

  10、于特定邮件中加上密码

  有些特定的邮件内容会触犯他人,为免不必要的纷争,可考虑在这些邮件上加密。密码学是一个极为专门的学问,在一般的电子邮件中是不会被应用的。想要知道更多跟密码有关的讯息,许多网络系统均设计有特殊加密和解密的功能,只要详诣网络管理者即可获知。

  11、勿于学术网络上从事商业行为

  一般学术网络是禁止商业行为的,请不要任意违反此共识。当然,张贴营利广告也是不受欢迎的,而这些附有营利性质广告包括:产品促销、自我业务推广、在特定群体中散播营利消息,及提供迅速致富的方法等等都一样。


  (三)养成良好传送习惯

  1、注明送信者及其身分

  除非是熟识的人,否则收信人一般无法从账号解读出发信人到底是谁,因此标明发信人的身分是电子邮件沟通的基本礼节。有许多人将自己的身分设计成一个附着档案,每当发信出去时,此档案也将自动地贴附该讯息后面。我们希望针对“身分设计”强调两点注意事项:(1):“身分设计”应充分代表发信者自己,无论是引用文学名作词句或以图绘表示,都必须真实且充分地反映自己。有些人的身分设计为:**&%^$&(^)@C.Y>Liang,读来不免让人感觉他或许是一个"精神错乱"的人;(2):切勿过度装饰自己的“身分设计”,例如引用名作太多或图绘太华丽等等均会妨碍电子邮件的正常沟通效益。

  2、遵守一般法律规定

  进行网际沟通时,一般日常生活中的行为准则亦须遵守。因透过计算机系统,要撷取、复制或篡改他人作品是相当容易的,因此在网际空间中对于智慧财产权的尊重是非常重要的。凡是引用或改编他人文字或图绘作品时,须要对原作者与原作品的出处详加注明,以示尊重。

  3、勿任意或无心地浪费频宽

  传送冗长文字与大型图绘均会占用大量的频宽,造成网络塞车。为避免浪费网际空间使用者的宝贵时间,应谨慎考虑传送讯息容量的大小。

  4、小心附件功能的使用

  在若干电子邮件系统中,由于「附件」功能的缺乏或不成熟,会造成使用者无法顺利阅读文件。使用者经常会因不便而直接去除来函,以致丧失沟通功能。如果附件内容不长时,请直接撰写于信件中。若一定要使用附件功能,也须注明附件的撰写软件,例如:“本信附件内容撰写软件为Word6.0forWindows”。

  5、勿重复传送同一讯息

  勿一再传送相同的讯息给相同的对象,这不仅会使网络超载而降低传输速率,同时占用他人的信箱容积。此外,传送电子信件时也须注意,不要分别发送相同的讯息给多个组群(group),因为有不少网络使用者同时隶属于几个不同的电子邮件组群,如此一传送,这些使用者势必会重复收到相同的讯息。若要传送邮件给多个组群,请一次传送完毕。

  6、定期检查计算机系统的时间与日期之自动标示

  电子邮件传送时会以所用计算机的设定日期与时刻来标示信发送的时间,为避免不必要的误会或窘态发生,使用者须定期检查计算机系统时间与日期之设定是否正确。

电子邮件沟通的礼仪与规范

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